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Come inserire rapidamente blocchi di testo in Microsoft Word con AutoText


Abbiamo tutti alcuni grossi pezzi di testo che dobbiamo digitare regolarmente, come il vostro indirizzo, i nomi lunghi o le frasi, o anche tabelle e immagini che usi spesso. La funzione di glossario di Word consente di archiviare questi blocchi di testo e di inserirli rapidamente con poche sequenze di tasti, quindi è possibile sprecare meno tempo nella digitazione.

La funzione di glossario è stata parte di Office per un lungo periodo di tempo, ma ora fa parte di Quick Parts, che è stato aggiunto a Office 2007. Oltre alle voci di glossario, la funzione Parti rapide consente di inserire proprietà del documento (come titolo e autore) e campi (come date e numeri di pagina). Le voci Quick Parts e AutoText sono anche conosciute come "Building Blocks" e Word viene fornito con molti blocchi predefiniti. È anche possibile aggiungere tutti i blocchi di costruzione personalizzati che si desidera.

NOTA: in precedenza è stato scritto come fare riferimento al testo di altri documenti in Word in modo da poter inserire contenuto riutilizzabile in altri documenti che verranno aggiornati automaticamente. Il trucco descritto in questo articolo è simile all'utilizzo di una voce di glossario. Tuttavia, una volta inserito il contenuto utilizzando una voce di glossario, tale contenuto NON verrà automaticamente aggiornato quando si modifica la voce di glossario.

Esistono altri software, ad esempio PhraseExpress gratuito per Windows, che esegue un'attività simile a livello di sistema. . Questo è ottimo perché funziona in ogni app, non solo in Word, ma AutoText ha alcuni vantaggi propri, vale a dire che ha più opzioni di formattazione (specialmente quelle specifiche di Word) rispetto a PhraseExpress ed è disponibile ovunque sia Word. Pertanto, se non è possibile installare programmi di terze parti sul computer di lavoro, ad esempio, è ancora possibile utilizzare Glossario.

È possibile memorizzare solo voci di glossario nei modelli, non nei documenti stessi. Per impostazione predefinita, le nuove voci di glossario vengono memorizzate nel modello Normal.dotm. Ciò limita la disponibilità delle voci di glossario solo sulla macchina, a meno che non si condivida il modello Normal.dotm con altre macchine. È possibile aggiungere voci di glossario a modelli personalizzati, ma ci sono delle limitazioni con ciò di cui parleremo più avanti in questo articolo.

Come creare una nuova voce di glossario

Per iniziare, creare un nuovo documento di Word e inserire il contenuto ( testo, immagini, tabelle, ecc.) che si desidera aggiungere come voce di glossario. Quindi, evidenziare il contenuto e fare clic sulla scheda "Inserisci".

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Se si desidera che il testo della voce di glossario venga memorizzato con la formattazione del paragrafo per tutti i i paragrafi nella voce, incluso l'ultimo paragrafo, assicurati che il segno di paragrafo alla fine dell'ultimo paragrafo sia incluso nella selezione. Il segno di paragrafo memorizza la formattazione per il paragrafo. Quando non si seleziona il segno di paragrafo alla fine del paragrafo, quel paragrafo assume lo stile di paragrafo del testo circostante quando lo si inserisce. Se non vedi il segno di paragrafo alla fine di ogni paragrafo, puoi scegliere di visualizzarli nelle opzioni. La formattazione dei caratteri applicata al contenuto del glossario viene automaticamente archiviata nella voce di glossario.

Nella sezione "Testo", fai clic sul pulsante "Esplora parti rapide" e sposta il mouse su "Glossario" dal menu a discesa. Quindi, seleziona "Salva selezione nella Galleria di glossario" dal sottomenu.

NOTA: Potresti notare l'opzione "Salva selezione in galleria rapida" disponibile direttamente nel menu "Parti rapide". Questa opzione aggiunge il testo selezionato come una voce "Quick Parts", non una voce "AutoText". Le voci "Parti rapide" e "Testo automatico" sono entrambi blocchi predefiniti. È possibile aggiungere la voce in questo modo, ma discuteremo di aggiungerla come una voce di glossario.

Viene visualizzata la finestra di dialogo "Crea nuovo blocco predefinito". Immettere un nome per la voce di glossario nella casella di modifica "Nome".

Si consiglia di rendere i nomi delle voci di glossario abbastanza diversi in modo che sia necessario digitare solo alcuni caratteri del nome per inserire ciascuna voce in un documento. Se più voci di glossario hanno nomi molto simili, dovrai digitare abbastanza il nome in modo che Word sappia quale voce desideri inserire.

Puoi anche cambiare la categoria per questa voce. L'elenco a discesa "Categoria" fornisce un'opzione "Crea nuova categoria" che consente di aggiungere questa voce di glossario a una categoria personalizzata. È inoltre possibile modificare la "Galleria" in cui è stata creata la voce.

L'elenco a discesa "Opzioni" consente di specificare come inserire la voce nel documento. Se stai inserendo un piccolo frammento di testo, ad esempio il nome di una società, seleziona "Inserisci solo contenuto" che inserisce il contenuto della voce in linea sul cursore. È inoltre possibile inserire il contenuto come proprio paragrafo o sulla propria pagina (ideale per la creazione di copertine standard).

Accettare le impostazioni predefinite per l'elenco a discesa "Salva in". Ciò salverà la voce di glossario nel modello Normal.

CORRELATO: Come ottenere la notifica quando Word vuole salvare le modifiche al modello normale

Dopo aver impostato la nuova voce di glossario, fare clic su "OK ".

Quando chiudi l'ultimo documento di Word che hai aperto, potrebbe essere visualizzata la seguente finestra di dialogo che ti chiede se vuoi salvare le modifiche apportate al modello Normal.dotm, se hai attivato l'opzione a cui chiedere salva il modello Normal. Per salvare la tua voce di glossario nel modello "Normal.dotm", fai clic su "Salva".

Come inserire una voce di glossario in un documento

Ora che abbiamo creato una nuova voce di glossario, inseriamola in un documento. Crea un nuovo documento di Word o aprine uno esistente. Fai di nuovo clic sulla scheda "Inserisci" e sposta il mouse su "Glossario" nel menu a discesa. Noterai che la voce di glossario che hai aggiunto è disponibile direttamente nel sottomenu "Glossario". Selezionalo per inserire il contenuto in quella voce.

Puoi anche inserire una voce di glossario semplicemente iniziando a digitare il nome della voce di glossario. Viene visualizzato un piccolo popup con il nome della voce di glossario corrispondente e le istruzioni che ti dicono di premere "Invio" per inserire. Premere "Invio" per inserire l'intera voce di glossario nel documento. Puoi anche premere "F3".

I contenuti della voce di glossario sono inseriti, completi delle interruzioni di riga e della formattazione originali.

Per rendere più semplice e veloce l'inserimento di voci di glossario, puoi aggiungere il "glossario" per accedere alla barra degli strumenti di accesso rapido.

Come attivare "Mostra suggerimenti di completamento automatico"

Se non viene visualizzato il suggerimento di completamento automatico quando si digita il nome della voce di glossario, potrebbe essere necessario attivare "Mostra suggerimenti di completamento automatico" "Opzione.

Per attivare" Mostra suggerimenti completamento automatico ", apri un documento Word esistente o creane uno nuovo e fai clic sulla scheda" File ".

Nella schermata del backstage, fai clic su" Opzioni "nell'elenco delle opzioni a sinistra.

Fai clic su "Avanzate" nell'elenco di elementi sul lato sinistro della finestra di dialogo "Opzioni di Word".

Nella sezione "Opzioni di modifica", fai clic sulla casella di controllo "Mostra suggerimenti di completamento automatico" c'è un segno di spunta nella casella.

Ora, ora potrai premere "Invio" dopo aver digitato g parte del nome di una voce di glossario per inserirla.

Come modificare il contenuto di una voce di glossario esistente

Dire di essersi trasferito in una nuova casa e di aver bisogno di cambiare il proprio indirizzo nella voce di glossario. È facile da fare. Digitare semplicemente la voce come si desidera in un nuovo documento di Word, selezionarla e quindi accedere al sottomenu "Glossario" come descritto in precedenza. Seleziona l'opzione "Salva selezione nella Galleria di glossario" nel sottomenu sotto qualsiasi voce di glossario esistente.

Inserisci lo stesso nome della voce di glossario esistente nella casella di modifica "Nome" e fai clic su "OK".

Una finestra di conferma display a scatola. Fai clic su "Sì" per sostituire la voce di glossario precedente con quella nuova.

Ora puoi inserire la voce di glossario aggiornata in qualsiasi documento nuovo o esistente come hai fatto in precedenza.

NOTA: Ricorda, cambiando una voce di glossario NON cambia il contenuto di quella voce in alcun documento esistente in cui lo hai già inserito. I contenuti modificati della voce di glossario vengono utilizzati solo quando si inserisce la voce in qualsiasi momento dopo averla modificata.

Come modificare le proprietà di una voce di glossario esistente

Oltre a modificare il contenuto di una voce di glossario, è anche possibile modificare le proprietà della voce, ad esempio il modello in cui è memorizzato, la categoria e così via.

Per fare ciò, creare un nuovo documento di Word o aprirne uno esistente. Fare clic sulla scheda "Inserisci" e quindi fare clic sul pulsante "Esplora parti rapide" nella sezione "Testo". Seleziona "Building Blocks Organizer" nel menu a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo "Building Blocks Organizer". Viene visualizzato un elenco di tutti i "blocchi predefiniti", che mostrano il "Nome" di ciascuno e quali "Galleria", "Categoria" e "Modello" in cui si trovano. Sono elencati in ordine alfabetico in base alla "Galleria". La nostra nuova voce "Indirizzo" è elencata in alto perché si trova nella galleria "Glossario". Clicca sulla voce per selezionarla. Un'anteprima delle voci di immissione sul lato destro della finestra di dialogo.

Dopo aver selezionato la voce "Indirizzo", fare clic su "Modifica proprietà" sotto l'elenco di "Elementi predefiniti".

La stessa finestra di dialogo viene visualizzata come quando hai creato la voce di glossario; tuttavia, ora si chiama "Modify Building Block". Cambiamo "Opzione" in "Inserisci contenuto nel suo paragrafo, quindi l'indirizzo viene sempre inserito a partire da una riga separata, anche se il cursore si trova alla fine di un'altra riga. Fare clic su "OK" dopo aver apportato la modifica.

Viene nuovamente visualizzata una finestra di dialogo di conferma, a conferma che si desidera sostituire la voce di glossario con quella modificata. Fare clic su "Sì".

Come eliminare una voce di glossario

Se si scopre che non è più necessaria una voce di glossario, è possibile eliminarla dalla raccolta di blocchi predefiniti. Per eliminare una voce di glossario, apri la finestra di dialogo "Building Blocks Organizer", come descritto nell'ultima sezione. Selezionare la voce di glossario che si desidera eliminare e fare clic su "Elimina" sotto l'elenco di "Elementi predefiniti".

Viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma che chiede se si è sicuri di voler eliminare il blocco predefinito selezionato, in questo caso un glossario iscrizione. Fai clic su "Sì" per eliminare la voce. Si tornerà alla finestra di dialogo "Building Blocks Organizer". Fai clic su "Chiudi" per chiuderlo e tornare al documento.

Il testo automatico sembra avere una stranezza quando si utilizza un modello personalizzato. Abbiamo testato l'aggiunta di voci di glossario a un modello personalizzato, ma quando abbiamo creato un nuovo documento basato su quel modello, la voce di glossario non era disponibile. Tuttavia, quando abbiamo creato un nuovo documento basato sul modello Normal e collegato il modello personalizzato a quel documento, la voce di glossario era disponibile. Pertanto, se si desidera salvare le voci di glossario nel proprio modello personalizzato, assicurarsi di allegare il modello ai documenti dopo averli creati, altrimenti le voci di glossario non saranno disponibili. Se scopri diversamente, ti preghiamo di farcelo sapere nei commenti.

Le versioni precedenti di Word (2003 e precedenti) ti consentivano di copiare le voci di glossario da un modello a un altro. Tuttavia, da Word 2007, tale funzionalità è stata rimossa.


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