Come creare lettere formali in Word
A volte potresti voler creare una lettera che invierai a molte persone diverse, ma ti piacerebbe che alcune parti di essa fossero personalizzate per ogni destinatario: parti come il saluto, il nome, l'indirizzo, ecc. In Word parlance, questo significa che dovresti creare una lettera tipo, che è davvero facile da fare.
Prima di iniziare con le lettere del modulo, dovresti assicurarti di avere un database già configurato con tutti i campi che desideri includere. Un database può essere semplice come un foglio di calcolo di Excel con colonne per nome, cognome, indirizzo, ecc. Word può importare dati da Excel, Access e documenti di testo. Se non hai già una configurazione del database, puoi sempre crearla in Word, che ti mostrerò come fare.
Per iniziare, crea un documento con il testo standard al suo interno, ad esempio la lettera di Natale di esempio seguente:
Nota come non ha saluti, indirizzi, ecc. Perché questi verranno aggiunti in seguito come campi nella nostra lettera tipo. La prima cosa che devi fare è cliccare su Seleziona destinatari nella scheda Mailings :
Questo è dove si aggiungono le persone che riceveranno la lettera o importare un elenco da un file di database.
È possibile fare clic su Digita nuovo elenco se si desidera creare l'elenco all'interno di Word stesso. Per importare, clicca su Usa lista esistente . In questo esempio, inseriremo semplicemente l'elenco.
Nota: quando si va a salvare l'elenco dei destinatari, Word richiederà una posizione sul disco rigido per salvare il file di dati che verrà creato.
Una volta salvato l'elenco dei destinatari, si noterà che molte delle icone presenti sulla barra multifunzione sono ora selezionabili. Per iniziare ad aggiungere campi alla lettera del modulo, fare clic su un punto nel documento per indicare dove si desidera posizionare il campo e quindi fare clic su Blocco indirizzi.
Questo farà apparire la finestra di dialogo Inserisci blocco indirizzo .
Fai clic su OK per andare con il formato predefinito e dovresti ottenere qualcosa che assomigli a questo:
Successivamente, aggiungi un Invio dopo il blocco di indirizzi per spostare il testo lungo una linea, quindi fai clic sull'icona della linea di saluto :
Questo farà apparire la finestra di dialogo Inserisci linea di saluto .
Ancora una volta, andiamo con il formato predefinito e basta fare clic sul pulsante OK .
Quindi, evidenzia dove dice
, fare clic con il pulsante destro del mouse, selezionare Paragrafo e quindi selezionare la casella accanto a Non aggiungere spazio tra i paragrafi dello stesso stile . Ciò farà sì che il blocco indirizzi si blocchi correttamente, invece di avere una linea vuota tra ogni parte di esso.
Quindi, fare clic sull'icona Anteprima risultati che si trova nella scheda Messaggi nella barra multifunzione.
Invece dell'indicatore del campo dell'indirizzo, ora dovresti vedere il contenuto effettivo elencato nel documento di Word.
Al termine dell'anteprima, fai clic sull'icona Anteprima risultati per disattivare l'anteprima. Successivamente, per vedere come aggiungere altri campi, fai clic su appena passato
nel documento per rendere la posizione corrente, quindi fare clic sull'icona Inserisci campo unione .
Dovresti ottenere qualcosa del genere:
Seleziona Paese o Regione, quindi fai clic sul pulsante Inserisci .
Prova a fare nuovamente clic sull'icona Anteprima risultati per vedere come appare. Ecco il mio esempio qui sotto:
Ora che la lettera è configurata correttamente, puoi fare cose più avanzate come l'impostazione delle regole. Le regole ti permetteranno di mostrare del testo per alcuni destinatari e nasconderlo per gli altri. Per iniziare, fai clic sul pulsante Regole .
Vedrai un menu a discesa con diverse opzioni come Ask, Fill-in, ecc.
Per il nostro esempio, scegliamo If ... Then ... Else, che ci porterà alla seguente finestra di dialogo:
Modificare il nome del campo : in Country_or_ Region e digitare USA nel campo Compare to:. Successivamente, aggiungi del testo alle caselle in cui è indicato Inserisci questo testo e Altrimenti inserisci questo testo. In questo esempio, se il destinatario vive negli Stati Uniti, riceveranno il testo Merry Christmas inserito nella loro lettera, mentre tutti gli altri riceveranno il messaggio Saluti stagionali .
Ecco come apparirà dopo aver fatto clic sul pulsante OK e poi sul pulsante Anteprima risultati .
Successivamente, prendi nota della sezione Risultati di anteprima :
Qui puoi fare clic sui pulsanti freccia (quando Anteprima risultati è attivato) a sinistra e a destra del numero per scorrere tutte le lettere che verranno inviate. In questo modo puoi essere certo che tutte le tue lettere sembreranno a destra prima della stampa o dell'e-mail.
is for matching field names in a database with header names in your recipients list. Nota: la scelta del menu dei campi di confronto in Regole consente di confrontare i nomi dei campi in un database con i nomi delle intestazioni nell'elenco dei destinatari.
Inoltre, per semplificare la visualizzazione dei campi inseriti nel documento, utilizzare il pulsante Evidenzia campi di unione .
È un interruttore che puoi attivare e disattivare a tua discrezione. Infine, quando sei soddisfatto della tua lettera, fai clic sull'icona Fine e unione :
Dovresti ottenere questo menu a discesa con tre opzioni.
Scegli Modifica singoli documenti per far sì che Word unisca tutte le tue lettere insieme in un unico documento che puoi esaminare prima di stamparlo o inviarlo come e-mail.
Come puoi vedere, la creazione di lettere maiuscole con Word non è più il compito che una volta era ed è possibile creare e inviare documenti in modo rapido e semplice. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Godere!
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