La ricerca tramite e-mail di Outlook può rivelarsi un compito difficile se sei uno come me con più file PST e decine di migliaia di e-mail che coprono decenni. La maggior parte degli ambienti aziendali utilizza Outlook per la posta elettronica e molte persone finiscono con l'archiviazione di e-mail personali e aziendali in Outlook.

Nelle versioni precedenti di Outlook, ti ​​servivano componenti aggiuntivi di terze parti come Xobni per cercare rapidamente la tua email. Fortunatamente, da Office 2010, Microsoft ha creato una funzione di ricerca utilizzabile che funziona e consente di trovare rapidamente le email utilizzando un'ampia varietà di filtri. Puoi cercare testo, indirizzi, allegati, mittenti, ecc. E puoi filtrare per data, dimensioni, soggetto, importanza e altro.

In questo articolo, ti mostrerò come assicurarti che tutte le tue e-mail siano indicizzate da Windows e come eseguire diversi tipi di ricerche a seconda di ciò che stai cercando.

Tieni presente che in questo articolo si presuppone che si stia lavorando su Office 2010, 2013 o 2016 poiché tali versioni sono le migliori per la ricerca.

Attiva l'indicizzazione

Prima di poter eseguire ricerche veloci in Outlook, è necessario assicurarsi che tutte le e-mail siano state indicizzate. Per verificarlo, vai avanti e fai clic nella casella di ricerca che vedi nella parte superiore della tua casella di posta elettronica.

Quando fai clic nella casella di ricerca, viene visualizzata la scheda Strumenti di ricerca nella barra multifunzione. All'estrema destra, fare clic su Strumenti di ricerca e quindi fare clic su Opzioni di ricerca .

In Sorgenti, fai clic sul pulsante Opzioni di indicizzazione .

Questo ti porterà alla schermata Opzioni di indicizzazione di Windows in cui puoi scegliere e scegliere le varie posizioni che desideri vengano indicizzate. Se non vedi Microsoft Outlook nell'elenco, devi fare clic sul pulsante Modifica .

Vai avanti, controlla Microsoft Outlook, quindi fai clic su OK.

Windows inizierà immediatamente a indicizzare le e-mail e potrai controllare quando è fatto facendo clic su Stato indice sotto Strumenti di ricerca come mostrato sopra.

Verrà visualizzato un messaggio che indica quanti oggetti sono stati lasciati indicizzare e una volta completato, dirà che Outlook ha terminato l'indicizzazione di tutti i tuoi articoli. Ora impariamo come cercare in Outlook.

Esecuzione di ricerche in Outlook

Per iniziare a cercare in Outlook, fai clic su Posta in arrivo o fai clic su una cartella specifica. Se fai clic su Posta in arrivo, noterai che nella casella sarà presente la casella Cerca la cassetta postale corrente . Puoi fare clic sul piccolo menu a discesa a destra e scegliere tra altre opzioni come Cartella corrente, Sottocartelle e Tutti gli elementi di Outlook .

Quando fai clic su Posta in arrivo, la Mailbox corrente viene selezionata automaticamente. Questo cercherà tutta la posta nell'intera casella di posta, incluso tutto in Posta in arrivo, Posta inviata, Posta eliminata, Posta in uscita, ecc. Se fai clic su una cartella specifica, la casella di ricerca verrà automaticamente impostata su Cartella corrente, che cercherà solo la posta in quella particolare cartella che non include sottocartelle.

Se hai una cartella con sottocartelle, assicurati di selezionare Sottocartelle dal menu a discesa per cercare solo le sottocartelle.

Ora che lo comprendiamo, impariamo come eseguire vari tipi di ricerche in Outlook. Ci sono due modi per farlo: usare la barra multifunzione Cerca o utilizzare la sintassi della query di ricerca. Come potresti essere in grado di dire, quest'ultima opzione è più tecnica, ma ti consente di creare ricerche complicate.

Utilizzando gli strumenti di ricerca in Outlook

Iniziamo con il metodo più semplice che funzionerà bene per la maggior parte delle persone. Fare clic nella casella di ricerca dopo aver scelto Posta in arrivo o una cartella, quindi fare clic su Strumenti di ricerca nella barra multifunzione. Diamo un'occhiata a tutte le diverse opzioni.

All'estrema sinistra c'è l' ambito, che è lo stesso del menu a discesa che ho menzionato sopra. Il prossimo è Risultati, che non saranno attivi fino a quando non eseguirai una ricerca. Per impostazione predefinita, Outlook mostra solo gli elementi più recenti che corrispondono a una ricerca e potrebbe non mostrare tutti i risultati. Puoi fare clic su Includi risultati precedenti per mostrare tutti i risultati o scorrere verso il basso fino alla fine dei risultati della ricerca e scegliere Mostra altro .

Affina è dove possiamo davvero approfondire e trovare esattamente quello che stiamo cercando. In primo luogo, come facciamo a cercare il testo esatto in Outlook? Diciamo che vuoi trovare tutte le email con il tuo SSN o con una parola specifica. In questi casi, usi solo virgolette.

Sopra ho cercato la parola sherlock inserendola tra virgolette. Se la parola è nella riga dell'oggetto, verrà evidenziata in giallo. Quando fai clic su una qualsiasi delle e-mail, vedrai anche la parola evidenziata per te, il che è conveniente.

Questo è uno dei tipi più comuni di ricerche. Un'altra ricerca comune è per mittente. Questo è veramente facile da fare in Outlook. Basta fare clic sul pulsante Da nella barra multifunzione e iniziare a digitare il nome della persona o l'indirizzo email.

Se vuoi aggiungere più criteri di ricerca come visualizzare solo le email di un particolare mittente con allegati, devi semplicemente fare clic sul pulsante Has Attachments .

Puoi continuare ad aggiungere più filtri per ridurre il set di risultati delle email. La maggior parte delle altre opzioni è piuttosto auto-esplicativa come Non letto, Contrassegnato, Importante, ecc. Se desideri cercare per data, puoi fare clic su Questa settimana e otterrai un paio di opzioni come Questa settimana, Questo mese, Questo Anno, ecc, ma questo è tutto.

Se si desidera cercare per data o fare qualcosa come trovare le e-mail più vecchie in Outlook, è necessario utilizzare l'opzione Ricerca avanzata o la sintassi della query. Iniziamo con Ricerca avanzata. Per ottenerlo, devi fare nuovamente clic su Strumenti di ricerca e selezionare Ricerca avanzata .

Nota che questa ricerca cerca solo la cartella corrente che hai selezionato per impostazione predefinita. Se vuoi cercare tutto, devi fare clic sul pulsante Sfoglia in alto a destra.

Se si desidera cercare tutto, selezionare Posta in arrivo, quindi selezionare la casella Cerca sottocartelle in basso.

Ora nella schermata di ricerca principale, vedrai Time in fondo, ma ti dà solo le stesse opzioni del menu a discesa nella barra multifunzione. Per fare una ricerca più avanzata, devi fare clic sulla scheda Avanzate .

Qui devi costruire i tuoi criteri di ricerca. Fai clic su Campo, quindi vai su Campi Data / Ora e seleziona Ricevuto . Ora fai clic su Condizione e scorri verso il basso fino a quando non vedi altre opzioni come on o after, on o before e between .

Se si sceglie tra, quindi è possibile digitare date come 01/01/2005 e 31/12/2005 e quindi fare clic su Aggiungi all'elenco . Ecco come appare la mia ricerca.

Si noti che è possibile continuare ad aggiungere più criteri all'elenco per restringere i risultati. Nel mio esempio sopra, otterrò tutte le email in quell'intervallo di date, che probabilmente saranno troppe.

Se si desidera trovare l'e-mail più vecchia in Outlook, selezionare la condizione on o before e quindi digitare semplicemente una data che si ritiene sia abbastanza vecchia.

Regola la data in base al numero di email che ricevi. Dovrebbe essere abbastanza facile trovare l'e-mail più vecchia dell'intero file di Outlook utilizzando questa ricerca.

Un'altra ricerca popolare è quella di cercare la posta più grande nel tuo file PST. Per fare ciò, fai clic sulla scheda Altre scelte in Ricerca avanzata e vedrai un'opzione per le dimensioni nella parte inferiore. Scegliere maggiore di e quindi digitare un valore in kilobyte. Ad esempio, se si desidera trovare e-mail superiori a 5 MB, digitare 5000 .

Queste sono solo alcune delle ricerche che puoi eseguire utilizzando Ricerca avanzata. Inoltre, puoi digitare tutto questo nella casella di ricerca utilizzando la sintassi di ricerca e ottenere gli stessi risultati. Ad esempio, posso semplicemente digitare messageize:> 5 MB e ottenere gli stessi risultati.

Non esaminerò tutte le diverse opzioni di ricerca in questo post perché Microsoft ha una pagina che elenca tutte le diverse opzioni di sintassi di ricerca. Si spera che, usando gli strumenti di cui sopra, sarai in grado di trovare l'email che stavi cercando. Godere!

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